Finance-union.ru

Деньги и власть
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно архивировать бухгалтерские документы

Правила архивирования документов в организации

Каждая компания в процессе функционирования вынуждена подготавливать огромное количество документов. Они имеют отношение к выбранному режиму налогообложения, наемным работникам или сотрудничеству с основными контрагентами. Чтобы каждый сотрудник предприятия смог найти нужную документацию, требуется ее грамотное и структурированное хранение. Многие документы должны находиться в фирме больше 75 лет, так как они содержат информацию о сотрудниках предприятия. Поэтому требуется грамотное архивирование документов в организации. Если компания является крупной, то целесообразно создавать собственный полноценный архив. Но в мелких организациях бумаги хранятся просто в отдельном шкафу.

Правила архивирования

Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.

Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.

Нюансы создания архива

В крупных компаниях образуется во время ведения деятельности огромное количество документов, поэтому они хранятся в отдельном помещении, называемом архивом. Он представлен отдельным структурным подразделением, а также во время его создания издается руководством специальное Положение, являющееся локальным нормативным актом фирмы.

Именно в этом Положении приводятся основные правила архивирования документов в организации, а также указывается ответственность должностных лиц, занимающихся данным процессом, за разные выявляемые нарушения.

Правила процесса

Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:

  • документация передается в архив только по описи;
  • если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
  • каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
  • если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.

От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.

Цель процесса

Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения. При наличии хорошо структурированного архива любой сотрудник фирмы при необходимости сможет найти разные документы, имеющие отношение к персоналу, разным приказам или контрагентам.

Все чаще фирмы переходят на электронный документооборот, поэтому все документы хранятся в компьютере, для чего формируется электронная версия архива. Но при этом учитывается, что документы обладают юридической силой только при наличии бумажного формата, поэтому электронное хранение документов выступает только дополнением стандартному архиву.

Процедура архивирования

Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:

  • первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
  • при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
  • производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
  • ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
  • производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
  • разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
  • если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
  • на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
  • формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
  • делаются каталоги дел, распределенных по типу;
  • все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.

Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

Особенности составления номенклатуры

Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.

При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:

  • индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
  • наименование дела;
  • число бумаг, хранящихся в папке;
  • срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
  • разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.

В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.

Правила издания «Положения об архиве»

В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:

  • указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
  • приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
  • перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
  • вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
  • указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.

Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.

Требования к архиву

В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:

  • помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
  • в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
  • размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
  • устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
  • между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
  • длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
  • дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.

В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.

Как правильно подготавливаются дела?

Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:

  • первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
  • производится описание документов и непосредственного дела;
  • проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
  • при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.
Читать еще:  Книга доверенностей правила ведения

Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.

Нюансы работы с запросами

Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.

Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.

Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.

Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.

Заключение

Многие документы, создаваемые в процессе работы компании, должны храниться в течение длительного периода времени. Для создания оптимальных условий создается в фирме архив, представленный отдельным структурным подразделением. Дополнительно назначается ответственное лицо, занимающееся приемкой документацией в архив. Этот же специалист реагирует на запросы других работников и руководителей.

При архивировании документации должны учитываться некоторые правила и требования, позволяющие грамотно структурировать бумаги, а также обеспечивать им идеальные условия хранения.

Бухгалтерские документы и их архивное хранение

Вам доверили архив бухгалтерских документов? Это хороший знак. Только ответственному сотруднику руководство может поручить работу с большим массивом документов, в котором отражена вся финансовая жизнь компании. Как разобраться со всем этим сокровищем по букве закона и не навлечь на себя немилость со стороны налоговых инспекторов и прочих непрошеных гостей?

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Общий порядок хранения документов (включая бухгалтерские) установлен архивным законодательством. В частности, речь идет о трех основных нормативных актах: Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Основных правилах работы архивов организации, одобренных решением Росархива от 06.02.2002 г. и Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558.

С 1 января 2013 года в силу вступил новый закон «О бухгалтерском учете», в котором установлено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность должны храниться не менее пяти лет после отчетного года (ст. 29). Аналогичное требование содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденном Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (п. 98).

Согласно Налоговому кодексу РФ, данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, подлежат хранению в архиве не менее четырех лет. Это касается как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей в том случае, если иное не предусмотрено законодательством.

Кроме того, до сих пор действует документ, принятый приказом Минфина СССР в 1983 году, – Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, согласно которому сроки хранения документов должны определяться в соответствии с перечнем типовых документов (п. 6.5).

В настоящий момент в архивной практике в основном используется указанный выше Перечень типовых управленческих архивных документов 2010 года. Он представляет собой упорядоченный список документов со сроками их хранения. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность» содержит два подраздела: 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность».

Для автоматического определения сроков хранения бухгалтерских документов в режиме онлайн существует специализированный бесплатный сервис «Архивист Онлайн». С его помощью даже новичок может определить сроки хранения бухгалтерских документов по трем перечням. Это в значительной мере ускоряет процесс поиска нужной статьи перечня, но не отменяет необходимость общего ознакомления с правилами пользования документа.

Особо следует отметить, что сохранять нужно не только бумажные, но и электронные документы, поскольку, согласно закону «Об архивном деле», к архивным документам относятся любые документы безотносительно к носителю информации (ст. 5). Более того, на протяжении не менее пяти лет необходимо обеспечивать сохранность средств, служащих для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи.

Напоследок отметим, что началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены или приняты к учету. Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2013 г., начинается с 1 января 2014 г.

Где лучше хранить бухгалтерские документы

Обязательным условием для организации архива является наличие отдельного помещения, оборудованного системами пожаротушения, вентиляции и безопасности. Для избежания преждевременного выцветания документов в хранилище должны быть установлены специальные полки или стеллажи, а окна иметь шторы или жалюзи. С целью предотвратить попытки несанкционированного доступа рекомендуется ставить металлические решетки и двери.

Если руководство компании приняло решении о создании собственного архива, необходимо позаботиться о разработке номенклатуры дел, копия которой хранится в архиве. Она позволяет осуществлять быстрый поиск необходимых документов. Важно помнить, что, как правило, выдача бухгалтерских документов из архива компании сотрудникам других структурных подразделений допускается только с разрешения главного бухгалтера.

Внеофисное хранение документов – альтернативный способ хранения документов, который заключается в привлечении ресурсов профессиональной архивной компании. Поскольку документы хранятся в территориально распределенном архиве (за пределами офиса) третьей стороны, то это увеличивает шансы на их сохранность в случае форс-мажорных обстоятельств или незаконного проникновения на территорию офиса.

Обычно архивные компании предоставляют в пользование полностью оборудованный архив с соблюдением правил безопасности и порядка работы с архивными документами. Для сотрудников компании (офис-менеджеров, секретарей, бухгалтеров, архивистов и др.) это означает существенное снижение рабочей нагрузки, а для фирмы – снижение затрат на создание и содержание собственного архива.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов определяется финансовыми возможностями компании, количеством архивных документов и динамикой их прироста. В некоторых случаях решающим фактором становятся требования службы безопасности, которым зачастую могут соответствовать только архивы профессиональных компаний.

Процедура уничтожения: избавляемся от ненужных документов

Общая процедура уничтожения документов (не только бухгалтерских) состоит в предварительном проведении экспертизы ценности документов, составлении акта о выделении дел на уничтожение и физическом уничтожении отслужившей макулатуры.

Итак, первым шагом является создание экспертной комиссии (ЭК), члены которой занимаются отбором и подготовкой документов для их передачи в архив, а также выделением к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Согласно Примерному положению о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденному Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2, в состав комиссии входят наиболее квалифицированные сотрудники из разных структурных подразделений.

В том случае если организация является источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, то уничтожение документов должно осуществляться только после согласования с соответствующими архивными органами.

Другой важный момент: бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения могут быть выделены к уничтожению после того, как были составлены годовые разделы описей дел постоянного хранения. Если документ постоянного срока хранения отсутствует, а его данные могут быть восстановлены с помощью документов временного срока хранения, то последние уничтожению не подлежат.

Большинство документов уничтожается с составлением соответствующего акта, унифицированной формы которого не предусмотрено (однако в нем должны присутствовать обязательные реквизиты). Кроме акта на уничтожение дел, составляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором указаны дата передачи, общее количество документов и вес принятых дел. Без такой накладной акт на уничтожение дел будет признан недействительным.

Читать еще:  654 постановление правительства рф

Проведение процедуры уничтожения бухгалтерских документов – от этапа проведения экспертизы ценности до физического уничтожения (утилизации) – возможно путем привлечения сотрудников профессиональных архивных компаний. Как правило, услуга по выделению дел на уничтожение включает в себя все необходимые мероприятия, реализуемые с учетом архивного законодательства и реальной практикой организации. Если архив находится в запущенном состоянии, то предварительно рекомендуется выполнение комплекса процедур по архивной обработке. Это способно не только сократить риски некорректного отбора документов и ошибочного их уничтожения, но и стать хорошим заделом на будущее в деле самостоятельного (и правильного!) ведения архива бухгалтерских документов.

Штрафы за неправильное хранение и непредставление бухгалтерских документов

При неисполнении обязанности, порядка или сроков хранения документов обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ юридическое лицо может поплатиться штрафом до 300 000 руб., а должностные лица – до 5000 руб. (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ).

Судебная практика доказывает, что понести незапланированные денежные расходы организация может как за нарушение правил хранения, так и за несвоевременное представление документов по запросу контролирующих органов. В последние годы законодательные требования в этой сфере заметно ужесточились. Так, с 2010 года действуют новые поправки в НК РФ, согласно которым штраф за непредставление документов для организаций и индивидуальных предпринимателей увеличился с 50 до 200 руб. за каждый документ (ст. 126). За несообщение сведений налоговому органу грозят выплаты до 5000 руб., а при неоднократном нарушении в течение года – до 20 000 руб. (ст. 129.1).

В отдельных случаях за непредставление документов против нарушителя может быть возбуждено уголовное дело. Например, за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан налагается штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет (ст. 140 УК РФ).

Согласно новой редакции статьи 19.4.1. КоАП РФ «Воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа государственного контроля (надзора)», при воспрепятствовании проведению проверок или уклонение от таких проверок на граждан налагается штраф от 500 до 1000 руб., на должностных лиц – от 2000 до 4000 руб., на юридических – от 5000 до 10 000 руб. Действия или бездействия, повлекшие невозможность проведения или завершения проверки, предполагают выплату штрафа в размере от 5000 до 10 000 руб. для должностных лиц, от 20 000 до 50 000 руб. – для юридических лиц.

С особым вниманием следует отнестись к хранению бухгалтерских документов, связанных с деятельностью отдела маркетинга и рекламы. При нарушении сроков хранения договоров на производство, размещение или распространение рекламы установлены штрафы для граждан в размере от 1000 до 2000 руб., должностных лиц – от 2000 до 10 000 руб., юридических лиц – от 20 000 до 200 000 руб. (ст. 19.31 КоАП РФ).

К сожалению, для многих компаний именно запущенный архив становится горящей путевкой к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов. Что можно предпринять для того, чтобы минимизировать возможные денежные потери? Во-первых, при проведении комплексной архивной обработке и соблюдении процедуры выделения дел на уничтожение риски получить штраф снижаются многократно. Во-вторых, в тех организациях, где была внедрена система электронного архива, потеря документов или их порча являются маловероятным развитием событий. Электронный архив документов, который представляет собой систематизированные цифровые копии бумажных документов, служит гарантией того, что в нужный момент нужный документ всегда окажется под рукой. В-третьих, с целью выиграть время, когда на пороге уже стоит любимый инспектор, руководство некоторых компаний передает до кументы в территориально распределенный архив (внеофисное хранение), который может располагаться даже в другом городе.

Особенности архивирования документов в организации

Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.

Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела. Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.). Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.

Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

  • документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
  • если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
  • структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
  • если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

  1. Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
  2. Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
  3. Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
  4. Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
  5. Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

  • индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
  • заголовок;
  • число единиц хранения;
  • срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
  • примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Читать еще:  Енвд кто имеет право применять

Архивирование без архива

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Прежде всего, рекомендуем изучить:

  • документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;
  • одобренные 06/02/02 г. коллегией Росархива правила работы архивов организаций, рекомендательный документ.

В них указано, как архивировать и хранить документы фирмы.

Секретарь, обрабатывающий ежедневно и текущий документооборот, в начале архивирования должен разделить документы на две категории:

  • срок архивирования которых уже наступил, делопроизводством они завершены;
  • текущие документы, используемые в работе.

На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

  • объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
  • организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
  • документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст. 13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.

Архивация бухгалтерской документации

Цены на услуги

Оформление по срокам хранения

При подготовке бухгалтерской документации к хранению в архиве в обязательном порядке учитывают сроки, на протяжении которых изложенная в них информация должна быть заархивирована. При этом пользуются положением о документообороте в бухгалтерском учете, где утвержден перечень типовых документов, относящихся к принятой степени важности. Так, например, данные налогового учета хранятся не менее 4 лет.

Очередность архивирование бухгалтерских документов

  • сначала архивируется вся документация, касающаяся начислений и выдачи заработной платы;
  • затем сшиваются и заносятся в соответствующий реестр бумаги, срок хранения которых уже истек;
  • в последнюю очередь подготавливаются к передаче архив журналы, реестры, первичка, ведомости, приказы по бухгалтерии, что должны храниться еще определенное время.

Как правильно архивировать бухгалтерские документы

Для того чтобы по окончании отчетного периода правильно передать в архив бухгалтерские документы, необходимо следовать принятому положению о проведении этой процедуры. Так, для начала на предприятии должна быть составлена соответствующая номенклатура дел. Именно в соответствии с ее условиями и группируются все бумаги по содержанию информации, степени ее важности и срокам хранения, установленным законодательством. Для того чтобы оценить важность каждого документа, создается экспертная комиссия.

Этапы

  • сначала проводится сортировка документов с разделением на ценные бумаги, черновики или ненужные копии;
  • затем вся документация разделяется по времени ее хранения;
  • сформированные стопки прошиваются, на последней странице наклеивается полоска бумаги на нитки и ставится печать;
  • следующий этап – составление описи с титульным листом, а также заверительной надписи.

Сроки хранения документов

Большое количество документов, касающихся начисления заработной платы, уплаты налогов и социальных сборов, хранятся не менее 75 лет. В то же время есть ряд бумаг, относящихся к первичке – кассовые ордера, акты на списание товарно-материальных ценностей, доверенности, налоговые накладные и пр., которые не подлежат уничтожению на протяжении 3 лет, 5 или 10 лет.

Какие документы не подлежат сшиванию

Преимущественная часть бухгалтерских документов подлежит не только систематизации перед передачей в архив, но также и обязательной процедуре сшивания. Но есть ряд бумаг, что не нужно подвергать этому процессу. Так, если отчетность находится в архиве менее 10 лет, а также при передаче налоговой документации в этот контролирующий орган сшивать ее не требуется.

Оформление обложки

Перед тем, как окончательно сдавать дела в архив, необходимо оформить обложку каждой стопки сформированных должным образом и подготовленных к прошивке бухгалтерских бумаг. Существует стандартный образец этого заглавного листа, выполненный в соответствии с установленными нормативными требованиями. Так, в обязательном порядке указывается индекс согласно принятой на предприятии номенклатуры, заголовок, наименование подразделения, дата формирования и срок хранения.

Качественные работы по архивации

Компания «Грата 8» имеет большой опыт в проведении такой процедуры, как архивация бухгалтерских документов. Наши специалисты оперативно, с высоким качеством и ответственностью выполняют эту работу на предприятиях и в организациях любого вида деятельности. При этом мы учитываем все существующие законодательные нормы и обеспечиваем полную конфиденциальность во время работы с информацией.

Порядок сдачи и подготовки в текущий архив бухгалтерских документов

В бухгалтерии организации скапливается большое количество документов. Согласно закрепленным в законодательстве нормативам, каждый из них имеет определенный срок и правила хранения. Чтобы избежать чрезмерного скопления бумаг, не позднее 3 лет после выхода их из текущего документооборота они сдаются в архив.

Подготовка документов к сдаче в архив включает несколько процедур:

  • первичная экспертиза ценности – определение сроков хранения, выделение бумаг к уничтожению, сортировка;
  • формирование дел;
  • оформление дел;
  • составление номенклатуры;
  • создание описи.

Сроки хранения документов

Бухгалтерские документы положено хранить не менее 5 лет с начала года, следующего за годом окончания их использования. Перечень документов со сроками хранения прописан в «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности организации» (утвержден Росархивом от 06.10.2000 г.) и в постановлении ФКЦБ России от 16.07.2003 г. №03.33пс (для акционерных обществ).

Приведем некоторые документы и сроки их хранения:

  • квартальные отчеты, кассовые документы, журналы регистрации счетов и т.д. – 5 лет;
  • годовые отчеты, документы инвентаризации – 10 лет;
  • лицевые счета и расчетные ведомости по начислению заработной платы сотрудников – 75 лет. Формируются в отдельные дела и передаются в архив после увольнения сотрудника.

Формирование дел

В одну папку подшиваются документы по одному вопросу и с одним сроком хранения. Также разделяются годовые, квартальные и месячные отчеты. Хранению подлежат подлинники документов, при отсутствии такой возможности – заверенные копии (по одному экземпляру в деле).

Лицевые счета сотрудников формируются отдельно, документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Месячные отчеты группируются по годам и располагаются в хронологическом порядке. Таким же образом формируются дела по переписке. Приложения подшиваются вместе с документом, к которому они относятся, даже если даты их составления отличаются.

Оформление дел

К каждому сформированному делу составляется опись содержащихся в нем документов с указанием общего количества (лист-заверитель). Все бумаги в деле обязательно нумеруются. На титульном листе папки указывается:

  • наименование организации;
  • индекс в соответствии с номенклатурой дел;
  • дата составления;
  • номер по описи;
  • срок хранения.

Опись дел, передаваемых на хранение, составляется при сдаче в архив. По делам, касающихся личного состава, составляется отдельная опись. Всего подготавливают 3 экземпляра: 2 из них остаются в архиве, один – в бухгалтерии.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector