Finance-union.ru

Деньги и власть
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно сделать инвентаризацию на складе

Как проводится инвентаризация склада

Инвентаризация имущества на складе – это обязательное мероприятие. Организуется оно минимум раз в 12 месяцев. По итогам мероприятия имущество фиксируется в инвентаризационной описи. Последнюю опись можно соотнести с бухучетом. Инвентаризационная опись находящегося на складе позволит предупредить и выявить кражу. Инвентаризация способствует также верному расчету налогов.

Когда требуется инвентаризация на складе

Плановая проверка выполняется раз в год. Внеплановая инвентаризация – при наличии особых обстоятельств. Перечень этих обстоятельств приведен в ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года:

  • Смена руководителя, передача собственности другому лицу, перевод организации из государственной в унитарную.
  • Увольнение более 50% работников штата.
  • Выявление кражи, порчи имущества, его незаконной эксплуатации.
  • Порча собственности в результате ЧП (пожары, наводнения, ураганы).

Инвентаризация также осуществляется перед составлением годовой отчетности. Мероприятие регулируется Приказом Минфина №49 «Об утверждении указаний по инвентаризации» от 13 июня 1995 года.

К СВЕДЕНИЮ! Раз в год – это минимальное число мероприятий. Но на практике проверки осуществляются чаще. Нужно это для своевременного обнаружения факта кражи.

Состав комиссии

Для проведения мероприятия назначается специальная комиссия. Ее минимальный состав – 6 сотрудников. В комиссию должны входить эти специалисты:

  • Главбух.
  • Руководитель фирмы или его зам.
  • Руководитель отделов.
  • Лицо, отвечающее за соблюдение трудовых прав сотрудников.
  • Представители логистической службы.

Иногда в состав комиссии могут входить и другие профессионалы. Каждый из сотрудников должен обеспечивать эффективность проведения мероприятия. Состав комиссии утверждается управленцем фирмы путем издания приказа.

ВНИМАНИЕ! Руководитель должен обеспечить наличие всего нужного инструмента: техники для взвешивания, подсчета, перевозки.

ВАЖНО! Число сотрудников, участвующих в комиссии, должно неукоснительно соблюдаться. В обратном случае инвентаризация признается недействительной.

Виды инвентаризации

Рассмотрим основные виды инвентаризаций на складе:

  • Полная. Предполагает изучение всего имущества, расположенного на складе. Проверяются в том числе арендуемые объекты.
  • Частичная. Проверяется только часть объектов. Проверка позволяет провести мероприятие быстро. Если выявится недостача, мероприятие расширяется.
  • Выборочная. Анализируются только определенные ценности.
  • Плановая. Перечень проверяемого имущества устанавливается руководителем.

Раз в год должна обязательно проводиться полная проверка.

Подготовительные работы

Склад перед мероприятием рекомендуется прибрать. Представителям комиссии предоставляются все документы, касающиеся недавних операций с предметами на складе. К примеру, это могут быть бумаги о приходе, утере, порче, расходе. На прежних отчетах проставляется пометка «до инвентаризации». Выделение документов, оформленных до мероприятия, позволит выявить отсутствующие объекты.

Ответственные за собственность обязаны перед началом инвентаризации поставить подпись в документе о том, что все бумаги на продукцию сданы комиссии. Проставляется еще одна подпись, которая подтверждает списание выбывшего имущества в расход. Документ о списании прилагается ко всем описям.

ВНИМАНИЕ! Различают две формы комиссий: счетную и инвентаризационную. Во вторую входят сотрудники, ответственные за подсчет собственности на складе.

Порядок инвентаризации

Начать нужно с формирования сличительных ведомостей. Эти документы фиксируют несоответствие бумаг и реальной ситуации на складе. К примеру, в бухгалтерском отчете указано 100 единиц товара, а на складе обнаружено только 98 единиц. То есть установлена недостача в 2 единицы. Она указывается в сличительной ведомости. В процессе инвентаризации формируется заключение. Для его подготовки нужно создать единый реестр, в котором содержатся описи и ведомости.

Если на складе есть временно хранящаяся продукция, для нее понадобится отдельная ведомость. Для удобства может быть сформирован электронный документ. Отсутствие имущества на складе должно быть зафиксировано. Выполняется это исключительно в присутствии лица, ответственного за товар.

Инвентаризация продукции на складе проводится в соответствии с этим алгоритмом:

  1. Формирование комиссии.
  2. Формирование плана предстоящих мероприятий.
  3. Руководитель утверждает участников счетной комиссии.
  4. Издается приказ о запрете всех действий с имуществом на складе.
  5. Готовятся бухгалтерские документы.
  6. Ответственный сотрудник подтверждает, что предоставленные бухгалтерские сведения актуальны.
  7. Представители счетной комиссии инструктируются на предмет создания описей.
  8. Выполняется подсчет имущества.
  9. Проверяется правильность заполнения описи после завершения подсчетов.
  10. По окончании мероприятия повторно устанавливается наличие продукции на складе, если соответствующее положение есть в документах.
  11. Формирование ведомости.
  12. Направление отчетов в бух. отдел.

Если есть неоднозначные моменты, нужно выполнить сравнение сформированных отчетов и единиц товара на складе.

ВНИМАНИЕ! Во время процедуры запрещено перемещение имущества и любые другие манипуляции с ним. Соблюдение этого правила позволит предупредить ошибки и неточности в отчете. Если в процессе инвентаризации на склад поступают новые товары, в реестре они отражаются в присутствии представителей комиссии.

Завершение мероприятия

По окончании инвентаризации оформляются эти документы:

  • Опись продукции, находящейся на складе.
  • Ведомость о наличии несоответствий между данными инвентаризации и данными бухучета.
  • Заключение о мероприятии.

Необходимо также сформировать бумагу с описанием имущества, которого недосчитались при проверке. Если виновник недостачи не был обнаружен, выполняются эти проводки:

Если найден виновник недостачи, вносятся эти записи:

Если же обнаружены избытки и найдено виновное лицо, вносятся эти проводки: ДТ1 КТ91/1.

ВНИМАНИЕ! Если масштабы недостачи находятся в установленных рамках, то она относится к издержкам товарообращения. Если невозможно отнести недостачу к издержкам, необходимо искать виновное лицо. Для этого назначается расследование.

Автоматизация инвентаризации

Автоматизация предполагает замену ручной замены сверки номеров на сбор номеров посредством специального оборудования. В частности, используется мобильный считыватель. Пересчет остатков выполняется через терминал сбора данных. Преимущества автоматизации очевидны:

  • Экономия времени, сокращение времени на проверку в 2 раза.
  • Исключение человеческого фактора.
  • Уменьшение трат на зарплату сотрудникам.
  • Не требуется приостанавливать работу склада.
  • Траты на автоматизацию окупаются в течение 1-2 лет.
  • Предупреждение искажений данных.

Этапы внедрения автоматизации:

  1. Формирование базы данных. Она объединяет все имущество, хранящееся на складе.
  2. Маркировка. На все единицы наносятся наклейки со штрих-кодом.
  3. Считывание. Сканер считывает данные со штрих-кодов. Проводится их обработка и сохранение.
  4. Фиксация. Проводится фиксация совпадений полученных сведений с базой данных.
  5. Заключение. Полученные сведения размещаются в электронной системе. Они применяются в дальнейшей обработке данных.

Об обнаруженной недостаче сообщает сам терминал.

Инвентаризация склада

Организации периодически должны проводить инвентаризацию склада, в ходе которой проверяется фактическое наличие материально-производственных запасов (товаров, материалов, готовой продукции, прочих запасов). Посмотрим, как часто необходимо делать инвентаризацию склада и как она проводится.

Когда обязательно проводить инвентаризацию склада

Есть несколько случаев, когда инвентаризация склада проводится в обязательном порядке (п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 N 34н):

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Такая инвентаризация проводится в срок с 1 октября по 31 декабря;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
  • при стихийных бедствиях, пожарах и других ЧС;
  • при реорганизации или ликвидации организации.

При годовой инвентаризации, как правило, проверяется все имущество организации. А в остальных случаях проверяются отдельные объекты (например, при хищении со склада – имущество на этом складе).

Кто проводит инвентаризацию склада

Руководитель своим приказом назначает состав инвентаризационной комиссии (как минимум, три человека) и сроки проведения проверки. В комиссию можно включить любых работников организации. Это могут быть представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49).

Материально ответственные лица должны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества, но в состав комиссии их включать не надо.

Порядок проведения инвентаризации склада

ТМЦ заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта) (п. 3.15 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49).

Комиссия проверяет фактическое наличие ТМЦ в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц. При этом делаются обязательный пересчет, перевешивание или перемеривание ТМЦ. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц (п. 3.17 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49).

Тара проверяется по видам, целевому назначению и качественному состоянию (п. 3.26 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49).

ТМЦ, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Они заносятся в отдельную ведомость (п. 3.18 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49).

Если инвентаризация затянулась, с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера допустимо произвести отпуск ТМЦ материально-ответственным лицам в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности также заносятся в отдельную опись (п. 3.19 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49).

Кроме ТМЦ на складе, необходимо провести инвентаризацию:

  • ТМЦ, находящихся в пути;
  • отгруженных ТМЦ, не оплаченных в срок покупателями;
  • ТМЦ, находящихся на складах других организаций;
  • ТМЦ, переданных в переработку другим организациям.

В этом случае инвентаризация состоит в проверке обоснованности числящихся сумм на счетах бухучета (п. 3.20 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49). Информация об указанных ценностях заносится в отдельные описи.

Как оформить результаты инвентаризации склада

По итогам инвентаризации можно оформить следующие документы:

  • инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3 );
  • акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4 );
  • акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути (форма N ИНВ-6 );
  • сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19 ).

Порядок проведения инвентаризации на складе

Инвентаризация на складе – необходимая процедура для поддержания порядка и надлежащего учета остатков. С ее помощью можно не только управлять продажами, но оценить эффективность производства. Существуют специальные организации, которые посредством аутсорсинга могут провести инвентаризацию четко и без лишней волокиты. Вполне реально провести ее и своими силами, главное знать общие правила ее проведения. В статье рассматривается порядок и проведение инвентаризации на складе, какие документы необходимо подготовить и как оформить результаты.

Общие правила инвентаризации

Инвентаризация – довольно трудоемкое и дорогостоящее мероприятие. При ее проведении стоит учесть затраты в рабочее и не рабочее время.

  • на время ее проведения, сотрудники задействованные в ней не смогут выполнят свои непосредственные обязанности;
  • приостановится отгрузка товаров заказчикам, комплектования имеющихся остатков в заказы;
  • на период подсчета останавливаются все закупки и поступления от поставщиков.
Читать еще:  Переход права собственности по договору подряда

Вне рабочее время:

  • Всем, кто выходит в выходной день для проведения инвентаризации, оплата ведется по двойному тарифу.

Именно поэтому никто особо не использует внеплановые проверки. Эффективнее в этом случае будет изначально настроить работу таким образом, чтобы велся автоматизированный учет, а работники были максимально обучены и компетентные по вопросам приема и отгрузки ТМЦ.

Общие правила инвентаризации:

  • наличие всех членов комиссии;
  • фактических подсчет ТМЦ, а не со слов материально-ответственных лиц;
  • к началу проверки должны быть предоставлены товарные отчеты со всеми прилагающимися документами по движению ТМЦ и расписок от материально-ответственных лиц;
  • результаты инвентаризации фиксируются в инвентаризационной описи и акте инвентаризации.

Сроки проведения инвентаризации

Проводится она как в форме внезапной проверки, так и в виде запланированной проверки, периодичность которой прописывается в учетной политике организации. Отличие первых от вторых в том, что на подготовку к ней работников не отводится времени, главная цель не столько сверка остатков на складах, сколько проверка работы самих сотрудников, их компетенции. Рекомендуемая частота инвентаризации ТМЦ – не менее раза в месяц

Обязательные проверки проводятся:

  • раз в год перед сдачей годовой отчетности;
  • при продаже, покупке или сдаче имущества в аренду;
  • при реорганизации предприятия;
  • при смене материально-ответственных лиц, в том числе бригадира или бригады в целом;
  • по причине форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение, порча имущества, выявление кражи и т.п.);
  • по инициативе (просьбе) одного из бригады.

Имеются следующие рекомендации по инвентаризации складируемых остатков:

Характер остатков

Периодичность

Этапы проведения инвентаризации на складе

Подробные инструкции о порядке проведения инвентаризации прописаны в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Процедура эта будет признана действительно только при условии 100% выполнения всех правил.

Целесообразно разделить процедуры на 3 этапа:

Этапы

Действия

· создание комиссии и выбор ее председателя;

· задача последнего оценить фронт предстоящей работы, контролирует пломбирование склада, проверяет, корректно ли использование имеющейся измерительной техники;

· согласование по видам проверяемого имущества и закрепления за каждым из ним ответственного из комиссии;

· прошение расписок от материально-ответственных лиц до начала подсчета и т.п.

· занесение результатов в инвентаризационные описи (форма ИНВ-3)

· выявление расхождений и составление сличительных ведомостей.

· выявляются виновники неправильного учета имущества предприятия.

Кто входит в комиссию по инвентаризации склада?

  • представители администрации организации;
  • бухгалтера;
  • экономисты;
  • работники иных специальностей если того требует корректное проведение инвентаризации (техники, инженеры;
  • сотрудники внутреннего аудита;
  • материально-ответственные лица;
  • независимые аудиторы (аутсорсинг).

Утвержденный приказом руководства предприятия комиссия в обязательном порядке должна присутствовать на протяжении всей ревизии в полном составе. В противном случае, инвентаризации будет считаться недействительной.

Результаты инвентаризации на складе

До начала инвентаризации необходимо удостовериться, что вся документация проведена бухгалтерией и занесена в соответствующей системе учета. При обнаружении расхождения на этапе подготовки к ревизии, данные доносят до сведения бухгалтера. Конечным действием материально-ответственных лиц является расписка, что все в порядке.

Если на предприятии имеется большой склад или несколько складов, для оперативности работы создаются счетные (рабочие) комиссии на каждом участке. Перед работой все члены данных комиссий должны пройти подробный инструктаж по предстоящей работе. Если имеет место выборочная инвентаризация, необходимо убедиться, что товар, подлежащий проверки, собран в одном месте. Результаты всей работы фиксируются в инвентаризационных описях ручкой.

Человеческий фактор можно свести к минимуму, применив автоматизированную систему учета: каждому товару присваивается штрихкод, считывая его с помощью сканера, комиссия сразу видит автоматическую аналитику. При этом важно внимательно следить за соответствием товара и наименование, отображаемому в системе согласно его штрихкода.

Если обнаружен порченный товар, с целью дальнейшего его списания и непопадания в результаты инвентаризации, учет его ведется по форме ТОРГ-16.

Навалочные товары проверяются путем обмера габаритов и сравнения с аналогичной информацией, указанной в сопроводительных документах от поставщика ТМЦ.

При наличии товаров, хранящихся в нетронутых упаковках, количество засчитывается в соответствии с маркировкой. В качестве контрольной проверки вскрывают несколько упаковок и смотрят, соответствует ли количество в них , указанному на маркировке.

Поступление и выбытие товара на склад во время инвентаризации

Движение ТМЦ во время инвентаризации неизбежно приведет к путанице. Причем под движением понимается не только приемка и выдача товара со склада, а также перемещение его внутри склада/складов. На деле сложно представить ситуацию, при которой нормальный руководитель захочет полностью парализовать свой бизнес, пусть даже на один день. Тем более если режим работы 7 дней в неделю.

На практике вполне допускается отгрузка учтенной при ревизии готовой продукции контрагентам либо укомплектование ее в заказ. Это хоть и накладывает определенную долю риска в корректность инвентаризации, зато минимизирует ваши потери от простоя на складе. Важно учесть, что отгрузку ТМЦ производят только с письменного разрешения Главбуха. На данную группу товаров заводит инвентаризационный ярлык по форме ИНВ-2. В нем фиксируется количество ТМЦ до и после отгрузки. После чего заполняется акт инвентаризации по отгруженным позициям (форма ИНВ-4). Приемка ТМЦ также имеет место быть. Фиксируют эту операцию вся инвентаризационная комиссия по форме ИНВ-3.

Фиксирование и сверка инвентаризационных данных

При инвентаризации заполняется следующие документы:

Действия

Форма для заполнения

Сличительная ведомость по форме ИНВ-19

Если последние три придется можно отнести скорее к нестандартной ситуации, инвентаризационная опись ИНВ-3 – главный документ любой проверки. С его помощью не только фиксируется фактическое количество остатков на складах, но и впоследствии составляется сличительная ведомость о расхождении с ранее представленной бухгалтерской отчетностью.

По завершении ревизии все члены комиссии подписываются под ее результатами в инвентаризационной описи. Составляется она в двух экземплярах: один для бухгалтера, второй для материально-ответственного лица. Последние при обнаружении ошибки в документе доводят их до сведения бухгалтера и только после этого дают свое письменное согласие с результатами проверки.

Если в ходе заполнения сличительной ведомости обнаружены значительные расхождения, следует пересчет товаров. Причем корректнее выполнять его не членами комиссии, а специально созданной для этого группой людей. Любые исправления в заполненных формах должны быть осуществлены по согласованию всех членов комиссии.

Оформление результатов инвентаризации

В результате всей проверки оформляется акт инвентаризации, где в фактическом и стоимостном выражении отображаются реально имеющиеся на складе остатки ТМЦ.

Чтобы отобразить все имеющиеся сведения бухгалтер заполняет ведомость по форме ИНВ-26, где по конкретным колонкам вносят данные о пересорте, излишках, недостаче. Документ подписывается всеми членами комиссии. На основании него впоследствии можно взыскивать убытки с материально-ответственных лиц. Результаты инвентаризации склада входят в отчетность месяца, в котором проводилась (как правило проводят при закрытии месяца).

Ответы на часто задаваемые вопросы по проведению инвентаризации на складе

Вопрос №1. В ходе инвентаризации была допущена ошибка при заполнении описи, обязательно ли переделывать документ?

Нет, необязательно. Строка, где была допущена ошибка, зачеркивается линией, поверх нее записываются правильные цифры. Подобным исправлениям подлежат все документы, где ошибка могла оказать искажение данных.

Вопрос №2. В штате всего 3 человека, бухгалтер, кладовщик и директор склада. Будут ли результаты инвентаризации считаться законными, если состав инвентаризационной комиссии будет состоять из трех этих людей.

Нет, не будут, поскольку материально-ответственные лица, коими в данном случае является кладовщик, не может входить в состав комиссии.

Вопрос №3. Установлено ли нормативными актами минимально необходимое количество человек в составе комиссии по инвентаризации ТМЦ?

В документах, регламентирующих порядок проведения инвентаризации, а именно Приказе Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) “Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации” (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598) и Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) “Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества” прописывается лишь требования к занимаемым должностям в организации тех лиц, кто входит в состав комиссии, иных предписаний касательно численности нет.

Вопрос №4. В ходе инвентаризации обнаружилась недостача. Возместить ее хотят в счет удержания с кладовщика, который не был извещен о проводимой проверки и не присутствовал при ней лично. Законны ли данные действия?

Инвентаризация склада без присутствия материально-ответственного лица, в данном случае кладовщика, считается недействительной, равно как и ее результаты. Исключение является личный отказ от участия в ревизии.

Вопрос №5. Сотрудник склада подал заявление на увольнение, при этом не был издан приказ и собственно не была проведена необходимая в данной ситуации ревизия, не составлены акты приема передач, не подписывались акты недостачи. Спустя определенное время, работодатель предъявляет требования к возмещению выявленных потерь в ходе проведения инвентаризации. Есть ли вероятность, что бывшего сотрудника обяжут к уплате недоимки.

Поскольку сотрудник уже не работает в данной организации, он не является материально-ответственным лицом. Работодатель может обратиться в суд, но шансы выиграть дело ничтожны малы.

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

13 Января 2020

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

С МоимСкладом провести инвентаризацию стало просто — теперь наше приложение можно установить на терминалы сбора данных. Установите его на ТСД АТОЛ, направляйте ТСД на штрихкоды, «пропикайте» все товары на складе и получите инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством. Инструкция здесь. А еще в нашем сервисе можно скачать все нужные документы: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Читать еще:  Постановление правительства 276

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара, заносят данные в графу «Фактическое наличие». По завершению пересчета опись подписывается всеми членами комиссии.

ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.

Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим и учетным остатком товаров.

Если у вас есть бухгалтер, то сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3, составленной на предыдущем шаге.

ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути

ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение

ТОРГ-16 — акт о списании товаров

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

Принимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц. Руководитель издает приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.

ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально-ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберемся в деталях, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, согласно российскому законодательству, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещается. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, и поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и соответствие его нормам качества, хранения и срокам годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие. Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка, чаще всего, проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Таким образом, вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: из одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй отдается материально ответственному лицу. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии, материально-ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает в том числе и материально-ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, актируется формой ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе по срокам годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трёх экземплярах (для материально-ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация) и подписывается всеми членами комиссии. ТОРГ-15 заполняется при порче, бое, ломе — на товары, которые можно уценить или списать. Также заполняется в трех экземплярах и утверждается руководителем организации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально-ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При обнаружении пересортицы — одновременного излишка и недостачи товаров одного наименования, но разного сорта — необходимо понять, одинаковы ли они по цене. В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных. Подробнее о пересортице при инвентаризации.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах.

С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы.

Читать еще:  Фкз о правительстве российской федерации

Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Порядок инвентаризации. Введение итогов инвентаризации в 1С

Как провести инвентаризацию на складе

Инвентаризация склада осуществляется периодически для уверенности в правильном ведении бухгалтерского и складского учёта. В розничных точках при инвентаризации склада определяется количество проданного, недостача, пересорт, что позволяет вовремя скорректировать программный учет товаров, основных средств, материалов. На примере конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.3» познакомимся с автоматизированными средствами инвентаризационных мероприятий.

Инвентаризация склада, особенно при широком ассортименте разнообразных товаров и поступлении/продажах большими партиями – то, что страшит многих кладовщиков и бухгалтеров, но средствами программы выполняется быстро, понятно и корректно.

Регламент выполнения инвентаризационных мероприятий на складе

Когда необходима инвентаризация? Кроме плановых, необходимых для представления корректной бухотчетности, проверок наличия/отсутствия товарно-материальных ценностей (ТМЦ) пересчёт складской наличности производится в следующих ситуациях:

  • при смене МОЛ – материально ответственных лиц (на дату передачи дел);
  • при подозрении краж, умышленной или случайной порчи товара и материалов;
  • в случае природных катастроф, затоплений и пожаров, иных внештатных внешних ситуаций;
  • при явном несовпадении складского и бухгалтерского учёта.

Выполнение инвентаризации на складе регламентируется сопутствующими методическими указаниями (приказ Минфина РФ №49 от 13.06.1995, дополненный 08.11.2010).

Последовательность действий, выполняемых до оформления инвентаризационных показателей в программе 1С: Бухгалтерия 3.0:

  1. Бухгалтерией составляются инвентаризационные описи (ИНВ-3 для товаров и собственных материалов, ИНВ-5 для поступивших на хранение и переработку материалов).
  2. Складские операции в инвентаризационный период не совершаются.
  3. МОЛ оформляет расписку о внесении складских документов в карточки складского учета и их передаче в отдел бухгалтерии.
  4. Составляется комиссия, присутствуют завскладом и назначенные МОЛ, осуществляется пересчитывание товаров и материалов с занесением показателей в графу «Фактическое наличие».
  5. При выявлении инвентаризационных излишков или недостач по форме ИНВ-19 выписываются сличительные ведомости: суммовые показатели отмечаются так, как оценены в бухучете.

Нередко пересчет и обработка её результирующих показателей растягиваются на неопределенное время – это вызывает серьезный перекос в бухгалтерском и складском учёте. Для корректного выполнения этой важной процедуры результаты пересчета ТМЦ вносятся в программу не позднее десяти дней после его завершения, чем быстрее – тем лучше.

Объекты программы, используемые при инвентаризации склада

Автоматизированный учет инвентаризации ТМЦ предусматривает использование нескольких документов, доступных через раздел меню Склад — Инвентаризация:

  • основной документ данных складского пересчета «Инвентаризация товаров»:

  • документ «Оприходование товаров»:

Последние два документа рекомендуется оформить на основании док-та «Инвентаризация» — это существенно сокращает временные затраты на подведение инвентаризационных итогов и корректировки бухучета.

Документ «Инвентаризация на складе»

Основной документ содержит три закладки:

  • Товары – вносятся позиции номенклатуры, количество по факту и программному учету, учетная стоимость, автоматически рассчитывается количественное отклонение, фактические и учётные суммы позиции. Обратите внимание: очень удобно при заполнении табличных строк док-та пользоваться блоком «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе»: конфигурация сама подтянет все присутствующие на складском учёте ТМЦ, проставит их количество и цену оприходования:

Вторая строка блока «Заполнить» выполняет перезаполнение учётных количеств и сумм в случае внесения корректировок в исходные документы оприходования, перемещения по складам, списания. Фактическая сумма представляет собой произведение граф «Кол-во факт» и «Цена». Если по результатам инвентаризации установлено несовпадение фактической и учетной стоимостей, то при изменении фактического показателя пересчитывается цена за единицу (как частное от деления фактической суммы на фактическое количество).

Если товара/материала в наличии нет или меньше учетного количества, автоматически заполнится графа «Отклонение» — показатель выводится с отрицательным знаком, это недостача. На излишки (фактическое количество больше учетного) указывает положительная цифра отклонения.

  • закладка документа «Проведение инвентаризации» предназначается для внесения данных самой процедуры: периода, сведений о документе основании, причина инвентаризационного пересчета заполняется вручную в текстовом поле:

Закладка документа «Инвентаризационная комиссия» определяет ответственных за инвентаризацию членов комиссии, взвод флажка «устанавливает» председателя:

Важно понимать, что док-т «Инвентаризация товаров» не делает по учёту совершенно никаких движений – не списывает недостачу и не оприходует излишки. Это всего лишь ведомость фактического наличия и программного, с выводом количественных и суммовых отклонений. Но именно эта ведомость является базой для дальнейшей корректировки бухучета. После записи документа доступны для печати необходимые печатные формы – описи, ведомости, инвентаризационный приказ:

Если у организации в учёте имеется единственный склад, то документальные операции по умолчанию будут производиться по нему – он даже не отобразится в шапке конкретной формы. Если же в справочнике складов присутствует несколько позиций, то в шапке инвентаризационного документа появится поле выбора необходимого склада:

На базовых данных документа пересчета оформляются документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров» — большинство граф заполняются автоматом. Указанные документы, конечно, могут быть созданы и сами по себе.

Документ «отчёт о розничных продажах»

Если предприятием ведется розничная торговля (в программе имеются соответствующие настройки учетной политики и функциональности программы) на основании док-та «Инвентаризация товаров» необходимо оформить документ «Отчёт о розничных продажах»:

Возможность создания документа розничных продаж появится только в ситуации, если инвентаризацией было обнаружено превышение фактического наличия над учётным. Иначе программа выдаст ошибку – и это понятно: если нет излишков, значит, нет и показаний для оформления розничных продаж.

Если же инвентаризацией выяснено, что по факту товара/материала меньше, чем отображено в программе, и точно известно, что разница продана (а не украдена или испорчена), оформляется документ розничных продаж на величину отклонения:

В графу «Количество» попадут данные положительного отклонения из документа инвентаризации (излишки), цену и сумму возможно указать вручную с пересчетом. При проведении «Отчет о розничных продажах» делает движения по счету учёта ТМЦ (в данном случае 10.01 «Сырьё и материалы»), счёту доходов с аналитикой и счёту расходов, в шапке указан счёт кассы.

Чтобы исключить проставление вручную для каждого материала/товара счёта учёта рекомендуется для соответствующих номенклатурных позиций настроить счета учета. Такая возможность доступна через гиперссылку «Счета учёта номенклатуры» в шапке справочника «Номенклатура», после чего нужный счёт учёта по определённой товарной или материальной позиции во всех документах будет подтягиваться сам. Минимум ручной работы – минимум случайных ошибок в учёте.

На основании проведенного документа при необходимости следует оформить возврат от покупателя или оприходовать наличные суммы:

Документ «Оприходование товаров»

Формирование этого документа интуитивно понятно. Потребность в его оформлении возникает лишь тогда, когда инвентаризационным пересчётом выявлены излишки товаров/материалов, которые следует поставить на баланс организации.

Удобно оформлять этот документ на основании «Инвентаризации товаров на складе». Графа «Количество» заполняется по положительному инвентаризационному отклонению, в шапке следует определить статью доходов (по умолчанию «Оприходование излишков»):

Проставленные для номенклатурных позиций счета учета будут подтягиваться во все составляемые документы – это удобно, бухгалтеру дополнительно не придется контролировать этот момент. Оприходование формирует соответствующие проводки:

Документ «Списание товаров»

Составляется в случае выявления инвентаризацией недостачи ТМЦ, подлежащих списанию с баланса организации. Практически идентичен документу оприходования с учётом противоположности операции. Ниже приведен пример инвентаризационного документа с недостачей по двум номенклатурным позициям и сформированного на его основании документа списания:

В режиме создания документа «на основании» табличные части автоматически заполняются номенклатурой, оказавшейся по показателям документа-основания в недостаче. Из табличных строк следует исключить позиции, недостаток которых обусловлен фактическим нахождением на другом складе (при наличии на предприятии и в учёте нескольких складов). Для изменения фактического нахождения ТМЦ необходимо оформить и провести документ «Перемещение товаров».

Проведенный документ списания формирует в учёте следующие движения:

Из его формы печатаются акты списания товаров (ТОРГ-16) – печатные формы стандартны и унифицированы, при необходимости подключите собственные печатные бланки.

Чаще всего по инвентаризационным результатам востребованы оба типа документов: излишки приходуются, недостачи списываются. Одна и та же номенклатурная позиция инвентаризационного документа невозможна в документе списания и документе оприходования.

Отображение результатов инвентаризации материалов в бухучете

Автоматизация ведения материально-производственных запасов в 1С в случае излишков или недостачи имеет следующие нюансы, которые специалист бухгалтерии при проведении инвентаризационных мероприятий и оформлении документов в программе должен проконтролировать:

  • излишек материалов вносится по рыночной стоимости (без НДС) на момент проведения пересчёта, надлежащая сумма отображается в прочих доходах;
  • излишки материалов проводятся по дебету счёта 10 «Материалы», корреспондирующего со счётом 91.01 «Прочие доходы»;
  • оценка списания осуществляется по закрепленному в учётной политике методу;
  • недостача оформляется списанием материалов со счёта 10 «Материалы» в дебет счёта 94 «Недостачи и потери при порче ценностей»;
  • если в организации регламентированы нормы естественной убыли, то решением руководителя лимитированная сумма недостач переносится на производственные издержки (с кредита счёта 94 «Недостачи и потери при порче ценностей» в дебет 20-х производственных счетов);
  • недостачи выше нормы естественной убыли переносятся с кредита счёта 94 на МОЛ – в дебет субсчёта 73.03 «Расчёт по возмещению мат. ущерба»;
  • потери от природных и техногенных катастроф переносятся на финансовые результаты – в дебет 91.02 «Прочие расходы» с кредита счёта 10 «Материалы».

Вышесказанное справедливо и для товарного учета, проводки списания и оприходования формируются по соответствующим счетам (41.01 – для товаров на складах, 41.02 – для товаров розничной торговле).

Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или обратившись к нашим специалистам по телефону в удобный для вас офис.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector