Finance-union.ru

Деньги и власть
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Нарушение правил хранения документов

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, —

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

Комментарий к Ст. 13.20 КоАП РФ

1. Объектом правонарушения являются отношения в сфере архивного дела, т.е. деятельность по формированию, организации хранения, учета и использования архивных документов. Правовой режим оборота и хранения документов формируется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подзаконными актами, издаваемыми уполномоченными органами во исполнение законов, а также отдельными актами федерального органа власти, уполномоченного в сфере архивной деятельности — Федеральной архивной службы России (Приказ Федеральной архивной службы России от 18.02.2002 N 18 «Об организации работы архивных органов по реализации Федерального закона «О введении в действие Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»). Правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов представляют собой бланкетную норму, они сформированы из Основных правил (Федеральная архивная служба России. Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002) и документов, которые издают уполномоченные лица при организации и обеспечении работы своих архивов. Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности. Правила предусматривают основные процедуры: экспертизу, комплектование, учет и хранение, а также использование документов архивного фонда. Правила не распространяются на документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну (см. Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1; Указ Президента РФ от 30.11.1995 N 1203).

Объективная сторона правонарушения, предусмотренного комментируемой статьей, может быть выражена в различных формах, которые непосредственно закреплены в правилах, например запрет на формирование дел из черновых документов, или запрет на использование огня, нагревательных приборов, пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение и др.

2. Субъектом данного правонарушения может быть:

— гражданин в возрасте от 16 лет;

— должностное лицо, назначенное приказом (либо решением собственника, учредителями), в круг должностных обязанностей которого входит решение вопросов, связанных с архивной деятельностью.

Субъективная сторона правонарушения проявляется в форме умысла (пренебрежение или прямое нарушение правил).

Протокол о совершении проступка, предусмотренного комментируемой статьей, составляют (возбуждают дело) должностные лица органа, осуществляющего функции по контролю и надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзора России).

Рассмотрение дела о правонарушении, предусмотренном комментируемой статьей, осуществляется судьей.

Статья 13.20 КоАП РФ. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Новая редакция Ст. 13.20 КоАП РФ

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, —

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

Комментарий к Статье 13.20 КоАП РФ

Объективная сторона рассматриваемого правонарушения заключается в нарушении установленных правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с послед. изм.) архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Основные правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов установлены этим же Законом. Кроме того, в данной сфере действует ряд документов, регулирующих отдельные вопросы обращения с архивными документами: Указ Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» (с послед. изм.); Положение о Федеральном архивном агентстве (утв. Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290); Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.) (с послед. изм.). Нарушение установленных этими или иными документами правил в области архивного дела может служить основанием для привлечения к административной ответственности.

Субъектом рассматриваемого правонарушения могут являться граждане и должностные лица, при этом ответственность дифференцируется в зависимости от субъекта.

С субъективной стороны указанное правонарушение может совершаться как умышленно, так и по неосторожности.

Другой комментарий к Ст. 13.20 Кодекса Российской Федерации об Административных Правонарушениях

1. Объектом правонарушения, предусмотренного данной статьей, является порядок хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

2. Объективная сторона данного правонарушения состоит в действии или бездействии, нарушающих правила хранения, комплектования, учета или использования сохраняемых или подлежащих сохранению в силу его значимости для общества, а равно ценности для собственника документов (архивных документов). Указанные правила устанавливаются ст.17-20 Основ законодательства Российской Федерации об архивном фонде и архивах.

Читать еще:  Переход права собственности по договору комиссии

3. Субъектами указанного правонарушения могут быть граждане и должностные лица.

4. Вина в совершении данного правонарушения может быть как умышленной, так и неосторожной.

Ответственность за нарушение правил хранения документов

Ответственность за нарушение правил хранения документов

Автор: Анна Еременко

В ходе деятельности предприятия формируется огромное количество документов, которые необходимо хранить. Внешние нормативные акты регламентируют виды документов, подлежащих хранению, нормативные сроки хранения и порядок их хранения. За несоблюдение данных норм предусматриваются административные штрафы, которые могут стать реальной финансовой проблемой для предприятия. В данной статье мы с вами рассмотрим законодательные акты и ответственность, которую они возлагают на организации в сфере документооборота.

Существует два федеральных закона, устанавливающих ответственность за нарушение правил делопроизводства:

    1) Кодекс РФ «Об административных правонарушениях» — административная ответственность.
    2) Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)» № 127-ФЗ от 26.10.2002 — субсидиарная ответственность.

Кодекс «Об административных правонарушениях» содержит несколько статей, которые накладывают административную ответственность за нарушение норм делопроизводства:

    Ст. 13.20 «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов» устанавливает штраф в размере до 500 рублей для должностных лиц.
    В Ст. 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» говорится о том, что неисполнение акционерными обществами, обществами с ограниченной ответственностью или унитарными предприятиями установленного порядка и сроков хранения документов, хранение которых является обязательным, влечет наложение штрафа до 300 тысяч рублей. Здесь речь ведется не об архивных документах, а о документах, которые находятся в текущем хранении или на исполнении.

Теперь важно определить, какие же нормативные акты содержат требования к хранению документов.

Закон о бухгалтерском учете №402-ФЗ закрепляется 5-летний срок хранения первичных учетных документов и учетной политики, а также содержит требование обеспечения безопасных условий хранения документов и защиты их от изменений. С недавних пор прописана необходимость обеспечить передачу документов при смене руководителя.

Федеральный закон № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» представляет для организаций данной формы собственности список обязательных к хранению документов.

Срок хранения всех внутренних документов любого хозяйственного общества определяется по «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Документы организации могут быть запрошены в ходе камеральных проверок, встречных налоговых проверок и других надзорных мероприятий. Основные инициаторы проверок — это МЧС, Налоговые службы, МФД, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Пенсионный фонд и Фонд Социального Страхования.

Давайте рассмотрим, как 1С:Документооборот поможет нам в работе с бумажными документами при подготовке к проверкам.

Как правило, при работе с бумажными документами и их хранении на предприятии используется Номенклатура дел – утвержденный систематизированный список дел (совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности), заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения. Она разрабатывается и утверждается ежегодно в 4 квартале на следующий календарный год. Даже если в организации нет как таковой номенклатуры дел, все равно вся первичная документация, как правило, хранится в определенных папках, сшитых обычно по видам документов и периодам. Подготовка к проверкам пакета документов по одному контрагенту за разные периоды может стать достаточно трудоемкой задачей. С ней будет намного легче справиться, если вести электронных архив первичных документов в 1С:Документооборот. В самой программе заводится номенклатура дел (либо реальная структура папок хранения документов), и в каждой карточке документа указывается папка, в которой он хранится. Далее с помощью специального поиска можно найти все необходимые документы (например, по определенному контрагенту за период). Настройки поиска можно сохранить и использовать в дальнейшем. Если потребуются оригинал документа, то из карточки также легко определить, в какой папке он находится.

Если же необходимы копии, то и здесь нам поможет 1С:Документооборот. Из этой же формы поиска можно распечатать все приложенный файлы к найденным карточкам.

Как мы видим, в последних изменениях законодательства есть тенденция повышения ответственности за хранение документов. Об этом говорят и высокие административные штрафы. Вероятно, что в ближайшее время и другие нормы законодательства в отношении сохранности документов будут ужесточены. При повышенных рисках возможной ответственности применение систем электронного документооборота, позволяющих систематизировать и обеспечить классификацию и хранение документов, становится все более необходимыми.

Статья 13.20. КоАП РФ. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Ст 13.20 КоАП РФ с комментариями и изменениями 2019-2020 года

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, —

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

Комментарий к статье 13.20. КоАП РФ:

1. Статья включена в Кодекс в целях обеспечения сохранности и использования архивных документов в интересах граждан, общества и государства.

Основными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, являются Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изм. и доп.); Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290.

Читать еще:  Как правильно хранить документы в бухгалтерии

Согласно упомянутому Закону к полномочиям Российской Федерации отнесено установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил. Эти правила будут определяться специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

На Министерство культуры РФ возложены функции по нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела; на Федеральное архивное агентство — государственный учет документов Архивного фонда РФ, обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, проведение необходимых экспертиз и т.п. На указанное выше Федеральное агентство возложен контроль за соблюдением законодательства РФ в сфере архивного дела, ему предоставлено право пресекать нарушения законодательства. См. также Федеральный закон от 3 июня 2005 г. N 57-ФЗ «О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Приказом Росархива от 31 августа 2005 г. N 41 утверждены уставы государственных учреждений, подведомственных Росархиву. Приказом Мининформкультуры России от 27 января 2006 г. N 35 утверждено Типовое положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти. Следует иметь в виду и Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 8 ноября 2005 г. N 140 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов».

2. Правонарушение, предусмотренное данной статьей, посягает на отношения, связанные с правами граждан на использование архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа, с интересами общества и государства. Правонарушения, касающиеся архивных документов по личному составу, посягают на права граждан в социальной сфере. Например, в случае утери или уничтожения приказов о приеме на работу и увольнения с работы, ведомостей о заработной плате гражданину сложно реализовать право на пенсию и получение ее в заслуженном размере.

3. Объективная сторона правонарушения выражается в нарушении правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, даже если это не повлекло их утрату. Для наличия состава правонарушения достаточно нарушения одного из этих правил.

При применении данной статьи следует учитывать, что статьей 13.25 КоАП РФ, введенной в данный Кодекс Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 9-ФЗ, установлена административная ответственность должностных и юридических лиц (акционерных обществ и иных перечисленных в упомянутой статье субъектов) за неисполнение обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным, а также за нарушение порядка и сроков хранения таких документов (см. комментарий к ст. 13.25).

4. Субъектами ответственности могут быть должностные лица и иные работники архивов, в служебные обязанности которых входит осуществление функций по хранению, комплектованию, учету или использованию архивных документов. За нарушение правил использования архивных документов могут нести ответственность граждане и должностные лица — пользователи архивных документов.

5. С субъективной стороны правонарушение может быть совершено как умышленно, так и по неосторожности.

6. Дела об административных правонарушениях рассматривают судьи (ч. 1 ст. 23.1).

Протоколы о правонарушениях составляют должностные лица органов, осуществляющих контроль и надзор в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, а также органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. п. 58 и 59 ч. 2 ст. 28.3).

Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

Создание и поддержание архива организации в должном состоянии – объемная работа, важность которой порой нивелируется директорами организаций. Работники небольших компаний, как правило, занимаются делами архива по остаточному принципу. И это совершенно неправильно, а порой даже опасно для организации: велика вероятность при первой же проверке получить штраф, причем как за некорректное исполнение обязанностей, так и за бездействие.

В соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.11.2015; далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность.

Судебная практика по нарушениям правил и сроков хранения документов обширна и разнообразна, касается организаций всех форм собственности и самых разнообразных документов, включая дела по личному составу. В зависимости от степени тяжести вины решения суда по подобным делам различны – от предупреждения до сотен тысяч рублей штрафных санкций. Примеры реальных судебных дел рассмотрим далее.

Важно!

Чаще всего нарушения правил хранения и уничтожения архивных дел выявляются в ходе проведения плановых выездных проверок, реже – по факту неисполнения запросов. При этом проверки может инициировать как вышестоящий архив, налоговая или Пенсионный фонд, так и сама организация в рамках очередного внутреннего аудита.

Читать еще:  Постановление правительства рф 501

Виды споров

Правоприменительную практику по вопросам нарушения правил хранения архивных документов условно можно разделить по видам споров.

1. Споры, связанные с непредоставлением запрашиваемой документации по причине их утери в ходе стихийных бедствий (землетрясение, наводнение, ураган, пожар и т.п.). В решении подобных споров суды все чаще встают на сторону налогоплательщиков. Организация может избежать штрафа за утерю документов, если представит доказательства, что такая утеря произошла вследствие форс-мажора. Подтвердить такие факты можно справками из соответствующих органов.

Обратите внимание!

Если документы сгорели, а в помещении, в котором они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают. Аналогично и с кражей: если помещение, в котором хранились документы, не запиралось, то штраф придется уплатить.

2. Непредоставление документов по причине их хищения. Единого мнения судов по решению таких споров нет. Так, ФАС Западно-Сибирского округа согласился с отсутствием вины налогоплательщика в непредоставлении документов по указанной причине, а ФАС Центрального округа в схожей ситуации принял противоположное решение, т.к. «хищение стало возможным из-за действий должностных лиц самой организации, не обеспечивших сохранность бухгалтерских документов».

3. Непредоставление документов по причине их отсутствия.

Извлечение

из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

Пример

ОАО «ППП» в ходе проверки его деятельности не предоставило приказ директора о назначении лица, ответственного за архив. Личные карточки уволенных работников (по форме № Т-2), личные дела и приказы по личному составу хранились в неупорядоченном виде, за что организация была оштрафована на 300 руб.

4. Уничтожение документов ранее требуемого срока. За несоблюдение норм архивного хранения или за неправомерное уничтожение документов ранее установленной даты ликвидации с организации и лично с руководства компании могут взыскать административный штраф. Размер штрафа может составлять сумму до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание!

Представители проверяющих органов составляют акт о нарушении норм архивного хранения, который можно оспорить только в судебном порядке.

При совершении двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности, при этом уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение.

Извлечение

из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 15.11. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.

1. Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:

занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов вследствие искажения данных бухгалтерского учета;

искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

2. Должностные лица освобождаются от административной ответственности за административные правонарушения, предусмотренные настоящей статьей, в следующих случаях:

представление уточненной налоговой декларации (расчета) и уплата на основании такой налоговой декларации (расчета) неуплаченных сумм налогов и сборов, а также соответствующих пеней с соблюдением условий, предусмотренных пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса Российской Федерации;

исправление ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Пример

В 2009 г. в ходе плановой выездной проверки деятельности в одном из ЗАО Краснодарского края был выявлен вопиющий факт нарушения норм хранения и утилизации архивных документов. Главный бухгалтер вывез в подвальное помещение гаража все документы общества о текущей бухгалтерской отчетности, включая входящую и исходящую корреспонденцию, папку с протоколами Совета директоров, решениями общих собраний (за прошедший год). До этого данная документация хранилась дома у главного бухгалтера (!).

В конце января 2009 г. подвал затопило, и все находящиеся в нем документы ЗАО пришли в негодность: текст был размыт, информация стала нечитаемой. Поэтому главный бухгалтер выбросил документы, без составления каких-либо описей и подтверждения факта случившегося. Документы следовало хранить до сдачи в архив в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа[1], а в случае утраты или повреждения оригиналов документов – заверенные в установленном порядке копии с составленным актом. Этого сделано не было. В итоге общество было оштрафовано на 200 000 руб. (решение Арбитражного суда Краснодарского края по делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ от 11.03.2010; постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № А32-4676/2010 от 28.05.2010).

[1]Имеется в виду место государственной регистрации ЗАО как юридического лица.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2016.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector