Finance-union.ru

Деньги и власть
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Расчет компенсации за использование личного автомобиля

КонсультантПлюс:Форумы

Страницы: 1

  • Список форумов
  • ::Актуальные вопросы
  • :: Как рассчитать РАЗМЕР компенсации за использование личного транспорта?

#1 23.11.2012 09:31:01

Как рассчитать РАЗМЕР компенсации за использование личного транспорта?

Здравствуйте! Наш директор выполняет функции закупщика. Это прописано в доп. соглашении к ТД, и в должностной инструкции. Закупку осуществляет на своем личном автомобиле. С декабря начну ему выплачивать компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях согласно ст. 188 ТК. Так вот, сколько я спрашивала на форумах — никто еще мне не дал четкий ответ: как рассчитать размер компенсации? Сразу замечу, что мы на ЕНВД, поэтому нормы 1200 и 1500 нас не касаются. Меня интересует РАСЧЕТ РАЗМЕРА компенсации. Он согласен за 20 000 в месяц. Но эту сумму я же должна как-то обосновать, ведь она не маленькая и не облагается НДФЛ и взносами. Из чего она складывается?

#2 23.11.2012 10:23:49

Re: Как рассчитать РАЗМЕР компенсации за использование личного транспорта?

Из разумной оценки.
Из соглашения сторон.
Из амортизации авто.

#3 23.11.2012 10:43:34

Re: Как рассчитать РАЗМЕР компенсации за использование личного транспорта?

Авто стоит 700 000. Могу ли я сделать такой расчет?
РАСЧЕТ СУММЫ КОМПЕНСАЦИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНОГО АВТО
1. Срок полезного использования: 5 лет (60 мес) Я не знаю сроки, можно 5 лет?
амортизация в мес. =700/60=11 667*50%=5833,5
2. Расходы на бензин: 2-3раза в неделю по 24 км. (далее расчет. )=7166,5 (допустим)
3. Полная химчистка салона 2 раза в месяц: 7000
4. 5833,5+7166,5+7000=20 000

#4 23.11.2012 10:51:07

Re: Как рассчитать РАЗМЕР компенсации за использование личного транспорта?

Чеки на бензин имеет смысл собирать? ведь этот бензин он использует и в личных целях, и по ним я ему ничего не доплачиваю?

#5 23.11.2012 11:52:32

Re: Как рассчитать РАЗМЕР компенсации за использование личного транспорта?

2. Расходы на бензин: 2-3раза в неделю по 24 км. (далее расчет. )=7166,5 (допустим)

нет. расходы на бензин должны потверждаться чеками, путевыми листами и расчсчитываться расход по бензину по норме. Т.ч. это в компенсацию не включается, а идет сверху.

3. Полная химчистка салона 2 раза в месяц: 7000

интересный пункт) Но если возит что-то грязное, то оправдан.

#6 23.11.2012 12:03:59

Re: Как рассчитать РАЗМЕР компенсации за использование личного транспорта?

нет. расходы на бензин должны потверждаться чеками, путевыми листами и расчсчитываться расход по бензину по норме. Т.ч. это в компенсацию не включается, а идет сверху.]

Но мы хотим включить в компенсацию, чтобы каждый раз не расчитывать. Почему нельзя так?

интересный пункт) Но если возит что-то грязное, то оправдан.

Возит овощи, бакалею. В машине запах лука, грязь от картошки.

#7 23.11.2012 12:11:20

Re: Как рассчитать РАЗМЕР компенсации за использование личного транспорта?

из Письма Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57 следует, что суммы за износ, горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, ремонт и страхование автомобиля уже вошли в компенсацию.

#8 23.11.2012 15:21:36

Re: Как рассчитать РАЗМЕР компенсации за использование личного транспорта?

Какие нужны документы для обоснования выплаты сотруднику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации. В нем устанавливаются размеры такой компенсации. Кроме того, в бухгалтерии должна быть копия технического паспорта автомобиля. Об этом «УНП» заявила Надежда Киреева, главный государственный инспектор отдела налогообложения прибыли (доходов) УФНС России по г. Москве.
Также, как утверждает эксперт, нужно вести учет служебных поездок. Для этого используются путевые листы.
Если же работник пользуется машиной по доверенности, то компенсация выплачивается в таком же порядке, что и за машину, принадлежащую сотруднику на праве собственности, заявила Н. Киреева.

Я читала письмо Минфина, что компенсация устанавливается. Но если сотрудник не каждый день использует машину, то компенсация выплачивается пропорционально этим дням. Все поездки должны быть подтверждены путевыми. Ну а на расход бензина всегда существовали нормы.

Есть и вот такое мнение:
Хозоперации и налоги: тенденции спорных вопросов
Выпуск от 02.07.2009

Нужны ли путевые листы для учета расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей
(Постановление ФАС Центрального округа от 25.05.2009 по делу N А62-5333/2008)
Работники организации использовали в служебных целях личный транспорт. Компания выплачивала им компенсации, которые относила на расходы. Инспекция сочла это неправомерным в связи с непредставлением налогоплательщиком путевых листов и доначислила ему налог на прибыль.
Суд, поддержав организацию, указал, что выписывать путевые листы сотруднику, использующему личный автомобиль в служебных целях, налогоплательщик не обязан. Согласно положениям Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 и п. 3 Письма Минфина России от 21.07.1992 N 57 путевые листы предназначены для учета работы автотранспорта организации, а не поездок работников на личном транспорте, даже если они осуществляются в служебных целях. Поэтому доначисление налога на прибыль было неправомерным.
Тенденция вопроса
Аналогичные выводы — Постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 по делу N А48-6436/05-8
Противоположная позиция — Письма Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006

Смотрите сами. Сумма компенсации достаточно высокая.

Компенсация за использование личного авто

​​Если работник использует личный автомобиль для нужд организации, он имеет право на денежную компенсацию. Это право закреплено Трудовым кодексом РФ. Выплата компенсирует затраты сотрудника на бензин, обслуживание и ремонт автомобиля. Следует знать, что для получения компенсации потребуется оформить соглашение с работодателем. А также сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие затраты на автомобиль.

Законодательные и нормативные акты

В Трудовом кодексе РФ отмечается, что работнику положена компенсация за использование личного транспортного средства для нужд работодателя. Об этом говорит статья 188. Такое использование может быть однократное, либо на постоянной основе. Компенсация выдается с целью покрытия затрат на пользование машиной. Это:

  • покупка бензина;
  • обслуживание и ремонт;
  • амортизация.

Такие выплаты не относятся к заработной плате. У них иное назначение, не связанное с выполнением работником служебных обязанностей. Эти выплаты призваны компенсировать траты на транспорт, понесенные сотрудником в связи с выполнением трудовых обязанностей. Порядок, величина и сроки выплат закрепляются трудовым соглашением.

Бухгалтерам, которым предстоит вести расчеты с работником и налоговой службой, помимо Налогового кодекса следует изучить Постановление Правительства № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций».

Соглашение о покрытии расходов

Этот документ составляется в интересах работника. Он подтверждает договоренность между ним и работодателем. В документе отражаются сведения:

  • характеристики машины;
  • сумма и сроки выплат.

Иногда работодатели не предлагают составление соглашения, обходясь составлением приказа. Работник должен ознакомиться с приказом под роспись. Предпочтительнее соглашение составить. Этот документ поможет защитить права сотрудника при возникновении спорных ситуаций.

При составлении письменной договоренности важно указать сумму компенсации и ее вид. Отдельной строкой прописываются выплаты, компенсирующие затраты на бензин и обслуживание. Нормативов, оговаривающих величину компенсации, законодательство не предусматривает. Эти вопросы решаются индивидуально на предприятии. Минфин и налоговая службы рекомендуют при расчетах учитывать частоту использования транспортного средства.

При расчете налоговых выплат, учитывается срок использования машины, насколько она изношена. За образец можно взять примеры:

  1. Сумму выплат рассчитывать по средней стоимости оплаты 1 км такси, принятой в городе.
  2. Взять за основу рассчитанную сумму амортизационных начислений.
Читать еще:  Расчет дней отпуска при увольнении 2020

Какая норма выплаты полагается за использование машины?

Нормы устанавливаются индивидуально на каждом предприятии. Законодательство не оговаривает предельной или минимальной суммы. Она должна быть разумной. Величина выплаты должна быть обоснована и подтверждаться существующими на данный момент расценками.

Из чего состоит компенсация автомобиля работника?

Сумма должна покрывать расходы сотрудника на:

  • амортизацию;
  • ГСМ;
  • техническое обслуживание.

При расчете суммы компенсации налоговыми органами рекомендуется брать в расчет параметры:

  • степень износа;
  • период пользования;
  • частота пользования.

Определяем размер компенсации

Бухгалтерами, осуществляющими расчет и перечисление компенсации работнику, будет браться в расчет величина выплат, указанная в соглашении. Учитываются документально подтвержденные затраты.

Например, трудовым соглашением предусмотрена ежемесячная сумма компенсации в размере 6000 рублей. Затраты на бензин оплачиваются отдельно. Сотрудник ежемесячно предоставляет в бухгалтерию чеки на покупку бензина на заправочных станциях. Таким образом, к ежемесячной выплате 6000 рублей добавляется сумма затрат на бензин. Итоговая сумма и будет перечислена работнику в качестве компенсации.

Как подтвердить компенсацию

Для подтверждения правомерности начисляемых компенсаций предоставляются документы:

  1. Соглашение между работником и организацией. Прилагается к трудовому договору.
  2. Документ о нахождении личного транспорта в собственности.
  3. Путевые и маршрутные листы, журналы.
  4. Чеки и квитанции на покупку расходных материалов.
  5. Методика расчета выплат.
  6. Отчеты работника.

Налоговый учет

Компенсации не облагаются НДФЛ. Об этом говорится в письме № 03-04-06/22274 Минфина, Приказе Роструда № 17-3/В-291.

При расчете налога на прибыль сумма компенсации учитывается частично. Расчет ведется с использованием установленных нормативов и «привязывается» к объему двигателя:

  • 1200 руб. норматив для легковых автомобилей с двигателем до 2000 куб. м.;
  • 1500 руб. норматив для двигателя более 200 куб. м.

Расчет одинаков для организаций с обычной и упрощенной системой налогообложения.

Может вызвать нарекания у налоговой службы отражение в расходах фиксированной ежемесячной выплаты и сверх того, выплата расходов на ГСМ. Служба считает затраты на бензин уже заложенными в ежемесячную фиксированную выплату.

Отражение компенсации в статье расходов происходит после ее выплаты.

Использовать автомобиль работника в рабочих целях, можно, заключив договор на аренду. При таком договоре передается в пользование только транспорт, услуги по обслуживанию автомобиля собственник не оказывает. К договору прилагается акт передачи с описанием характеристик и стоимости машины. На балансе предприятия она отражается в качестве арендованного средства. Плата за пользование устанавливается по соглашению сторон. Разумнее выбирать оплату не фиксированную, а почасовую. Так собственнику не придется платить за часы простоя, например, если сотрудник будет на больничном или в отпуске.

При пользовании на условиях аренды в расходы организации попадут траты на бензин и обслуживание машины, на ее ремонт, мойку и стоянку. Все эти затраты списываются в расходы предприятия. С платы за аренду удерживается НДФЛ, компания-арендатор является налоговым агентом. Эта позиция отражена в письме Минфина № 03-04-06/33598. Зато страховые взносы в этом случае платить не придется. Ведь договоры по передаче имущества в пользование не облагаются взносами на травматизм и страхование.

Сравнительная таблица о преимуществах и недостатках аренды или компенсации

Компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях

Компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).

Работник имеет право на два вида выплат (ст. 188 ТК РФ):

— компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Требования к документальному оформлению и выплате компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок определены в письме Минфина России от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок».

Для документального подтверждения расходов на компенсацию необходимы:

1) трудовой договор или дополнительное соглашение между работником и работодателем.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть отражены:

— вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;

— документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.);

— порядок использования имущества;

— размер компенсации за использование;

— порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т. д.;

— срок использования имущества;

2) приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования транспортного средства;

3) копия технического паспорта транспортного средства;

4) платежные документы;

5) документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях.

Выплата производится в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Документом, подтверждающим такую необходимость, может служить должностная инструкция;

6) путевые листы и иные документы.

Для подтверждения обоснованности расходов организации на выплату компенсации за отчетный период в определенном размере необходимы соответствующие документы, в частности путевые листы, содержащие информацию о служебных поездках работника (письма Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63, от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. Она не начисляется за время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется.

Если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок не полный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то и фактические расходы по использованию им личного автомобиля для служебных поездок за эти несколько дней будут значительно меньше, чем если бы он использовал автомобиль в течение всего месяца, и, следовательно, эти компенсационные выплаты будут меньше нормы (письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63). При этом имеет смысл рассчитывать размер компенсации пропорционально количеству отработанных дней в месяце.

В бухгалтерском учете ежемесячно выплачиваемая компенсация является расходом организации по обычным видам деятельности (пункты 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н) и отражается следующими записями:

Дебет 26 — Кредит 73 — начислена компенсация за использование личного автомобиля;

Дебет 73 — Кредит 50 — выплачена компенсация.

Для целей налогообложения прибыли компенсационные выплаты за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных Правительством РФ, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Указанные нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее — Постановление Правительства РФ N 92). Выплата компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей сверх норм таких расходов, установленных Правительством РФ, не учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Читать еще:  Профстандарт бухгалтера по расчету заработной платы

Экономическим обоснованием выплачиваемой компенсации является необходимость в постоянных разъездах работника, обусловленная должностной инструкцией.

Компенсационные выплаты за использование личных автомобилей относятся к косвенным расходам и в полном объеме учитываются при расчете налога на прибыль того отчетного периода, в котором они произведены (ст. 318 НК РФ).

Датой осуществления расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признается дата перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) налогоплательщика (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Налог на доходы физических лиц.

Использование работником личного автомобиля для служебных целей связано с исполнением им трудовых обязанностей. Не подлежат обложению НДФЛ доходы физических лиц в виде установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с возмещением расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Указанные компенсационные выплаты в пределах норм не облагаются НДФЛ.

В отношении налогообложения сумм компенсаций, превышающих законодательно установленные нормы, ситуация неоднозначная.

В организациях НДФЛ не облагаются компенсационные выплаты за использование личного транспорта для служебных поездок в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ N 92 (письма Минфина России от 19.02.2003 N 04-04-06/26 и ФНС России от 18.05.2005 N 04-2-03/67).

Такой подход, по мнению автора, противоречит законодательству о налогах и сборах, поскольку указанная норма предназначена для целей исчисления налога на прибыль, при применении УСН, для целей исчисления единого сельскохозяйственного налога, но не для целей исчисления НДФЛ. В подтверждение укажем на решение ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04, согласно которому в случаях, когда законодатель предусматривает применение нормативов, установленных для целей исчисления одного налога, к другому налогу, он использует такой прием, как прямая отсылка к положениям, установленным для соответствующего налога. В статье 217 НК РФ такая отсылка к нормам главы 25 НК РФ отсутствует. В данной ситуации невозможно и применение налогового законодательства по аналогии, поскольку это противоречило бы положениям ст. 3 НК РФ.

Глава 23 НК РФ не ограничивает размер рассматриваемой компенсации, освобождаемой от налогообложения. Он определяется соглашением, заключаемым в письменной форме между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Следовательно, установленный соглашением размер компенсации и является нормой, в пределах которой она освобождается от обложения НДФЛ.

Указанная позиция может привести к спору с налоговыми органами. Можно привести положительные судебные решения по данному вопросу. Так, Постановлением ФАС Уральского округа от 26.01.2004 N Ф09-5007/03-АК определено, что нормы компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, учитываемые в целях обложения НДФЛ, законодательством РФ не установлены, а в силу ст. 188 ТК РФ размер возмещения указанных расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Суд первой инстанции в своем решении указал, что Постановление Правительства РФN 92 и Приказ Минфина России от 04.02.2000 N 16н устанавливают нормирование расходов исключительно для целей исчисления налога на прибыль, но не распространяются на трудовые отношения и не ограничивают размер возмещения расходов при использовании личного имущества работника.

Аналогичная позиция высказана в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 23.01.2006 N А26-6101/2005-210.

Единый социальный налог.

Не подлежат обложению ЕСН все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с возмещением расходов (ст. 238 НК РФ).

Соответственно указанные компенсационные выплаты в пределах норм не облагаются ЕСН.

Для организаций, не состоящих на бюджетном финансировании, для целей исчисления ЕСН при выплате компенсаций работникам за использование личного автотранспорта для служебных поездок применяются нормы компенсации, установленные Постановлением Правительства РФ N 92 (письмо Минфина России от 14.03.2003 N 04-04-06/42). Таким образом, компенсация за использование работником личного автотранспорта в служебных целях не облагается ЕСН в пределах норм, установленных названным постановлением.

Суммы компенсаций, превышающие законодательно установленные нормы, также не облагаются ЕСН, поскольку не учитываются при налогообложении прибыли (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Аргументация, приведенная выше с целью исключения компенсационных выплат из налоговой базы по НДФЛ, применима и при освобождении данных выплат от обложения ЕСН.

Компенсация или аренда

Налогообложение операций при различных вариантах оформления отношений между работником и работодателем по использованию личных автомобилей работников в хозяйственной деятельности общества приведено в таблице.

Компенсация за использование личного автомобиля

Компенсация ГСМ в 2020 году: кому, что и как компенсировать

Обязательно ли компенсировать ГСМ

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

  1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
  2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
  3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

  • Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
  • Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

  • для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
  • для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Читать еще:  Расчеты между юридическими лицами осуществляются

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

  • председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
  • тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector