Finance-union.ru

Деньги и власть
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Бухучет вкладышей в трудовую книжку

Учет трудовых книжек (2 способа)

Периоды работы физических лиц отражаются записями в трудовых книжках. Данный документ относится к обязательным формам кадрового учета.

Для лиц с отсутствием опыта работы трудовые книжки открывает работодатель.

Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформлять запись в трудовую книжку следует на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить за 5 дней бланки не всегда возможно, поэтому эти документы обычно приобретаются с запасом.

При отсутствии свободного места для записей в книжке дополнительно производится выдача вкладыша.

Операции с движением документов сопровождаются бухгалтерскими проводками

Хозяйственные операции по приобретению и списанию трудовых книжек и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.

На сегодняшний день применяется два варианта учета бланков трудовых книжек:

  • в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
  • в качестве расходов работодателя.

Способ учета организация определяет самостоятельно и закрепляет его в своей учетной политике.

Способ № 1: трудовая книжка – актив организации

1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41:

Данный порядок учета предусмотрен в письме Минфина от 19.05.2017 г. № 03-03-06/1/30818.

Большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников не согласны, так как:

  • товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований Трудового Кодекса РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
  • реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
  • работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, соответственно такая операция не признается реализацией.

2) Как материалы с использованием счета 10:

В рассматриваемом случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более правильным.

Так как затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (основание — письмо ФНС от 23.06.2015 г. № ГД-4-3/10833@)).

Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (основание — письмо ФНС от 26.09.2007 г. № 07-05-06/242) и учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения (далее –УСН), не могут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, так как данные затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 Налогового Кодекса РФ.

При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, следует включать в состав внереализационных доходов с целью предотвращения претензий со стороны налоговых инспекций.

Важно! Во избежание разногласий с налоговыми органами по поводу обязанности применения ККТ не рекомендуется получать денежные средства от работника в кассу, следует удержать стоимость бланка трудовой книжки из заработной платы работника по его заявлению.

Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается налогом на добавленную стоимость (далее – НДС) (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной подтверждающей документации.

Выдавая работникам бланки трудовых книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а лишь выполняет обязательства, предусмотренные законодательством. Поэтому такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.

Приобретенные формуляры трудовых книжек и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.

Проводки в бухгалтерском учете будут следующие:

Бухгалтерский учет трудовых книжек

Хозяйственные операции по приобретению и списанию формуляров трудовых книжек и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.

Порядок бухгалтерского учета этих бланков в настоящее время законодательно не установлен. В разные годы Минфин многократно выпускал разъяснения по данному вопросу, которые противоречили действующим нормативным актам, друг другу и больше дезориентировали налогоплательщиков, чем реально помогали правильно вести учет.

В результате на сегодняшний день применяется 2 варианта учета бланков трудовых книжек:

  • в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
  • в качестве расходов работодателя.

Способ учета формуляров организация определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике.

Трудовая книжка – актив организации

1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41

Такой порядок учета Минфин рассматривает в письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818.

Следует отметить, что большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников категорически не согласны, поскольку:

  • товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
  • реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
  • работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.
Читать еще:  Налоговый учет аренды

2) Как материалы с использованием счета 10

В данном случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более корректным.

Поскольку затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).

Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (письмо ФНС от 26.09.2007 № 07-05-06/242) и также учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.

Обратите внимание: компании, применяющие УСН, не смогут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, поскольку такие затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, рекомендуется включить в состав внереализационных доходов, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков.

Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной первичной документации.

Примечание:

В настоящее время имеются постановления ВАС с положительными решениями в пользу налогоплательщиков (ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, 02.03.2007 № А56-44214/2006), подтверждающие следующую позицию: выдавая работникам бланки труд. книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а выполняет обязательства, наложенные законодательными актами. Следовательно, такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.

Приобретенные формуляры трудовых и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.

Обратите внимание: списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи нужно считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.

Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.

Где отражают учет трудовых книжек

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.

Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.

Что с печатью?

В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».

В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

  • на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
  • при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.

Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

  1. если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
  2. в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.
Читать еще:  Бухучет субсидии на возмещение части затрат

В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем.

Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

Бухгалтерский учет

Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

Что будет за нарушение правил?

Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

  • на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на ИП — от 1000 до 5000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Как делают бухгалтерский учет бланков и вкладышей трудовых книжек

Относительно ведения трудовых книжек существуют разработанные и утвержденные правительством правила и инструкции. Один из актуальных вопросов, с которым обращаются к этим документам, – как вести бухгалтерский учет бланков трудовых книжек.

Трудовые книжки как особый документ

Документ, который должен иметь при себе любой гражданин, устраивающийся на работу, – трудовая книжка. Она должна быть современного образца и иметь многочисленные степени защиты от фальсификации.

Почему трудовая так важна для людей? Почему она приравнивается к особо важным документам?

В первую очередь рабочая книжка сотрудника – это возможность отследить его многолетний стаж, который был наработан за всю трудовую жизнь. А во вторую, и это самое главное – книжка рабочего помогает оформлению пенсии гражданина, когда наступает пенсионный возраст. Сведения о специалисте, должность, переводы, увольнения, награждения – все это фиксируется в книжке работника.

Здесь же осуществляется фиксирование записей о прохождении сотрудником воинской службы, ОВД, других особо важных органах, о времени получения квалификации, ее повышения и кадровой подготовке. Если специалист работает по совместительству, то эти данные также могут быть записаны в документ.

Информация записывается на предприятии, где работает гражданин на данный момент. Данные действия осуществляет руководитель, работник кадров или человек, занимающийся трудовыми в силу своей профессии. Ведение трудовой, внесение в нее информации, наличие вкладышей, копий и так далее – все это прописано в правилах, инструкциях и Трудовом кодексе России.

Именно поэтому должна быть строгая подотчетность данного документа, а также должен вестись бухучет трудовых книжек на любом предприятии.

Отражение в бухучете бланков трудовых книжек

Если человек впервые пришел устраиваться на работу, то руководителю необходимо обеспечить его наличием такового бланка. Для этого гражданину нужно написать заявление руководителю предприятия. На оформление книжки отводится пять дней.

В организации всегда должно быть нужное количество трудовых и вкладышей к ним. Их руководитель компании закупает заранее в специализированных местах продажи, уполномоченных на это, за определенную законом плату по договору, предварительно направив заявку в нужный адрес. Но работодатель должен взять с работника полную сумму за приобретение книжки. Исключением является лишь пункт тридцать четвертый и пункт сорок восьмой Правил:

  • потеря или утрата документа (массовый характер), который находился в организации,
  • неверное заполнение первой страницы документа ответственным лицом.

В таковых случаях ответственность за оплату нового бланка или дубликата возлагается на руководителя компании.

По прошествии месяца сотрудник, ответственный за книжки работников, должен проинформировать бухгалтерский отдел:

  • о количестве бланков и вкладышей,
  • о денежной прибыли за оформление.

Количество чистых бланков, оставшихся в конце месяца, бухгалтерия учитывает досконально (штучно).

В любой компании должна присутствовать бухгалтерская документация:

  • книга по учету прихода и расхода бланков рабочих книжек и вкладышей>
  • книга по учету движения рабочих книжек и вкладышей.

Книги ведет кадровый работник (подразделение) или та служба, которая занимается оформлением сотрудника в организацию.

Данные книги нужны для того, чтобы производить законный учет трудовых и вкладышей всех сотрудников в определенной организации. Для них указана специальная форма ведения, утвержденная законодательством России.

Приходно-расходная книга

Данный бухгалтерский документ имеет в себе массу важной информации о рабочих книжках:

  • регистрация (учет),
  • операции получения и расходования (сведения о них).

При этом обязательно вносится серия и номерной знак каждой книжки и вкладыша. К тому же данный вид бухгалтерского документа должен сочетать в себе все необходимые аспекты, установленные законодательством:

  • твердый переплет (для сохранности внешнего вида книги),
  • нумерация страниц (производится до внесения данных),
  • шнуровка и пломба на книге,
  • надпись о количестве страниц на шнуровке (заверительная).

В книге о приходе и расходе трудовых (вкладышей) имеются столбцы (графы), которые заполняются в соответствии с правилами. Основной раздел:

  • номер записи,
  • число, месяц, год,
  • получение и отпущение (от кого, кому),
  • указание документа,
  • приход (количество книжек и вкладышей, сумма),
  • расход (количество трудовых и вкладышей, сумма).
Читать еще:  Оплата госпошлины в налоговом учете

Также в документе имеется дополнительная информация о правильном ведении таких книг.

Очень важно знать, что отражение в учете трудовых книжек недействительно без контрольной пломбы. Она нужна для того чтобы уберечь данную документацию от незаконного пользования. Ставится пломба после того, как уполномоченный человек сделает все необходимые записи в титульник, а также заверительную надпись по количеству страниц. Перед установкой устройства пишется номерной знак пломбы.

Если книга заполнена неправильно или ее вообще не существует в организации, то это нарушение закона. В законодательстве указанно, что в таких случаях компания несет административную ответственность (штраф до 50 тысяч рублей).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Данный документ имеет такое же немаловажное значение, как и предыдущий. В нем идет отражение движения трудовых книжек (вкладышей) в бухгалтерском учете.

  • поступления книжек (вкладышей),
  • книжек (вкладышей), выданных работникам.

Регистрация и выдача вкладышей происходит в организации лишь на момент работы в ней сотрудника. Так что если работник предъявил книжку и вкладыш, сделанный в другом месте, то регистрируют исключительно сам документ.

Завести такого рода книгу необходимо всем руководителям независимо от типа организации. Хранится документ семьдесят пять лет (срок утвержден законодательством).

Основные условия для книги учета движения такие же, как и приходно-расходной:

  • твердый переплет (для сохранности внешнего вида книги),
  • нумерация страниц (производится до внесения данных),
  • шнуровка и пломба на книге,
  • надпись о количестве страниц на шнуровке (заверительная).

Основной раздел документа содержит графы:

  • нумерация,
  • число приема на работу,
  • ФИО владельца книжки,
  • номерной знак и серия книжки,
  • должность, профессия сотрудника,
  • название места работы,
  • номер и число документа-основания,
  • роспись ответственного лица,
  • сумма за трудовые (вкладыши),
  • дата выдачи книжки владельцу (то есть дата увольнения),
  • подпись владельца.

Книга содержит примеры, инструкции, правила ведения. Пломба ставится с теми же требованиями, что и в книге учета прихода/расхода. Строгий отчет, который ведется при хранении трудовых (вкладышей), указывает на особую важность документации. Выдача бланков лицу, отвечающему за книжки рабочих, происходит исключительно с подачей заявки.

Реализация трудовых книжек сотрудникам: проводки

Правовой базой России трудовые книжки наделены свойствами основного документа, подтверждающего рабочий стаж человека. Без этого формуляра по общему правилу невозможно устроиться на работу по трудовому договору. Записи в бланк вносит работодатель, а за допущенные и неисправленные ошибки к предприятию или ИП могут быть применены меры административной ответственности. В бухгалтерском учете при отражении оборота кадровых БСО (бланков строгой отчетности) отдельно указывают проводки по реализации трудовых книжек сотрудникам.

Как оприходовать трудовые книжки

Работодатели при имеющихся в их распоряжении трудовых книжках должны организовать ведение их учета в специальном журнале.

Бланки трудовых книжек выпускает «Гознак» и реализует их через сеть официальных продавцов (приказ Минфина от 22.12.2003 г. № 117н). Причём для возможности заниматься распространением чистых формуляров трудовых книжек со стандартным уровнем защиты распространители должны заключать с АО «Гознак» письменные договоры.

Работодатели ведут бухгалтерский учет трудовых книжек с детализацией по контрагентам, поставляющим этот вид документов. Постановка на учет нового бланка должна быть отражена также в журнале учета трудовых книжек. Эта правило регламентировано постановлением № 69, датированным 10.10.2003 г.

После приобретения и получения трудовых книжек в бухгалтерском учете проводками типового характера эти бланки ставят на баланс. Для отражения стоимости трудовых применяют счет 10. Оприходование отражают дебетовой записью по счету 10 и кредитовым оборотом по счету 60. При этом сумму корреспонденции указывают без учета НДС.

Трудовая книжка продана работнику

При приеме на работу нового сотрудника, у которого нет стажа, на его имя надо завести трудовую книжку. Бланк берут обычно из запасов работодателя.

При заключении трудового договора и выдаче кадровому инспектору книжки для заполнения в учете делают запись о списании цены формуляра:

Записанная на счет новопринятого сотрудника сумма должна быть им возмещена.

Трудовые книжки приравнены законом к бланкам строгой отчетности. Их отражают на забалансовых счетах.

При признании издержек на трудовые книжки проводки составляют двойные:

  • Дт 91 – Кт 76 – отражают издержки в сумме приобретенной партии трудовых книжек (стоимость учитывают без НДС);
  • Дт 006 – книжки как бланки строгой отчетности поставлены на забалансовый учет;
  • Кт 006 – списана трудовая книжка, выделенная работодателем для фиксации стажа нового работника.

Расчет за книжки

Ежемесячно в бухгалтерскую службу подают данные о полученных от работников средствах в качестве возмещения стоимости трудовых книжек и вкладышей к ним. Деньги принимает ответственное должностное лицо с обязательным оформлением приходного ордера.

Работник не возмещает стоимость новой трудовой книжки при условии, что:

  • работодателем допущены ошибки при внесении в бланк первой записи, поэтому документ пришлось передать на уничтожение и потребовался дополнительный чистый формуляр;
  • документ был испорчен по вине руководства предприятия;
  • трудовые книжки персонала утрачены или испорчены в результате чрезвычайного события.

Налоги

НДС из стоимости трудовых книжек выделяют на основании счета-фактуры. Дата формирования базы обложения НДС за трудовые книжки совпадает с днем оформления документа на имя новопринятого работника.

Потом затраты работодателя на закупку кадровых бланков без учета НДС должны быть зачтены при определении налога на прибыль.

Доходы в виде возмещений за трудовые книжки признают в учете в составе внереализационных поступлений.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector